W gabinecie terapeuty dane nie powstają wyłącznie podczas spotkania. Trafiają do kalendarza, wiadomości, dokumentów, notatek, rozliczeń i kopii zapasowych. Im więcej niezależnych miejsc ich przechowywania, tym trudniej kontrolować, kto ma do nich dostęp i jak długo pozostają w obiegu. Dlatego bezpieczeństwo warto traktować nie jako pojedynczą funkcję programu, lecz jako proces obejmujący organizację pracy, uprawnienia